Utforska efterlevnad av dataskydd
Orientering och strategiska åtgärdsområden för hållbar framgång
Förstå relevans
Företag har ett betydande ansvar att behandla personligt identifierbar information säkert och i enlighet med tillämplig lag. Vid gränsöverskridande affärsåtgärder utbyts data ofta över nationella gränser. Detta ökar dataskyddets komplexitet, eftersom relevanta dataskyddslagar i alla inblandade länder (jurisdiktioner) måste beaktas. Brott mot regelverk kan leda till ekonomiska påföljder och ha en bestående inverkan på förtroendet för företagets integritet.
Att känna till regelverket
I Europeiska unionen utgör den allmänna dataskyddsförordningen den rättsliga ramen för dataskydd. Denna förordning gäller direkt i alla medlemsländer och, på grund av dess extraterritoriella tillämpning, för alla företag världen över som behandlar personligt identifierbar information om individer från medlemsländer. Den definierar hur personligt identifierbar information får behandlas och vilka rättigheter de registrerade har rätt till.
Inom vissa områden lämnar förordningen utrymme för nationella, kompletterande dataskyddsbestämmelser. Därför måste alla företag följa både den allmänna dataskyddsförordningen och de nationella dataskyddslagarna i de medlemsländer där de är verksamma.
Dataskyddslagar med extraterritoriell effekt gäller även för företag baserade i Europeiska Unionen som behandla uppgifter från personer utanför unionen. Detta säkerställer skyddet av de registrerades rättigheter, oavsett var det företag som behandlar uppgifterna befinner sig.
Använda informations- och kommunikationssystem
Den allmänna dataskyddsförordningen ställer specifika krav på den dokumentation som företag ska skapa och underhålla. Att skapa kompatibel dokumentation är en av de stora utmaningarna inom dataskydd.
Företag kan använda olika system för dokumentation, inklusive pappersbaserade, elektroniska eller en kombination av båda. Oavsett vilket system som väljs måste företag ha ett tillförlitligt system för att säkert lagra och snabbt komma åt dataskyddspolicyer och relaterade dokument. Detta möjliggör snabba åtgärder vid överträdelser och förfrågningar från myndigheter.
Inom vissa områden krävs även whistleblower-system för att göra det möjligt för anställda att anonymt rapportera dataskyddsöverträdelser. Sådana system måste ha funktioner som säkerställer skyddet för de som rapporterar. Dessa inkluderar anonymitet, konfidentialitet och möjligheten att säkert samla in och tillhandahålla bevis.
Uppfyller efterlevnadskrav
För företag är dataskydd en kontinuerlig process med tekniska och organisatoriska utmaningar. En viktig komponent är utnämningen av ett internt eller externt dataskyddsombud som central kontaktpunkt för dataskyddsfrågor i företaget. Den här personen stöder uppfyllandet av dataskyddskraven, särskilt för att identifiera och minimera potentiella risker vid databehandling.
Programvara och konsulttjänster kan ge värdefullt stöd för operativt dataskydd. De gör det enklare att skapa och hantera dataskyddsdokumentation. Med regelbundna utbildningar och revisioner säkerställer experter att företagen är informerade om den senaste utvecklingen och att processer regelbundet uppdateras.
Översättningsstatus: Maskinöversättning