Esplora la conformità alla protezione dei dati

Comprendere la rilevanza

Le aziende hanno una responsabilità significativa nel trattare le informazioni di identificazione personale in modo sicuro e in conformità con le leggi applicabili. Nelle azioni commerciali transfrontaliere, i dati vengono spesso scambiati oltre i confini nazionali. Ciò aumenta la complessità della protezione dei dati, poiché è necessario tenere conto delle leggi pertinenti sulla protezione dei dati di tutti i paesi (giurisdizioni) coinvolti. La violazione delle normative può comportare sanzioni pecuniarie e avere un impatto duraturo sulla fiducia nell’integrità dell’azienda.

Conoscere il quadro normativo

Nell’Unione Europea, il Regolamento generale sulla protezione dei dati fornisce il quadro giuridico per la protezione dei dati. Questo regolamento si applica direttamente in tutti gli Stati membri e, a causa della sua applicazione extraterritoriale, a tutte le società in tutto il mondo che trattano informazioni di identificazione personale di individui provenienti da Stati membri. Definisce come possono essere trattate le informazioni di identificazione personale e quali diritti hanno gli interessati.

In alcune aree, il regolamento lascia spazio a norme nazionali supplementari sulla protezione dei dati. Pertanto, tutte le aziende devono rispettare sia il Regolamento generale sulla protezione dei dati sia le leggi nazionali sulla protezione dei dati degli Stati membri in cui operano.

Le leggi sulla protezione dei dati con effetto extraterritoriale si applicano anche alle società con sede nell'Unione Europea che trattare dati provenienti da soggetti extra-Unione. Ciò garantisce la tutela dei diritti degli interessati, indipendentemente dal luogo in cui si trova l’azienda che tratta i dati.

Utilizzo dei sistemi di informazione e comunicazione

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati stabilisce requisiti specifici per la documentazione che le aziende devono creare e conservare. La creazione di documentazione conforme è una delle principali sfide nella protezione dei dati.

Le aziende possono utilizzare vari sistemi per la documentazione, inclusi quelli cartacei, elettronici o una combinazione di entrambi. Indipendentemente dal sistema scelto, le aziende devono disporre di un sistema affidabile per archiviare in modo sicuro e accedere rapidamente alle politiche di protezione dei dati e ai relativi documenti. Ciò consente un'azione rapida in caso di violazioni e richieste da parte delle autorità.

In alcune aree, i sistemi di segnalazione sono necessari anche per consentire ai dipendenti di segnalare violazioni della protezione dei dati in modo anonimo. Tali sistemi devono essere dotati di funzioni che garantiscano la tutela dei segnalanti. Questi includono l’anonimato, la riservatezza e la capacità di raccogliere e fornire prove in modo sicuro.

Soddisfare i requisiti di conformità

Per le aziende, la protezione dei dati è un processo continuo che presenta sfide tecniche e organizzative. Una componente importante è la nomina di un responsabile della protezione dei dati interno o esterno come punto di contatto centrale per le questioni relative alla protezione dei dati in azienda. Questa persona supporta l'adempimento dei requisiti di protezione dei dati, in particolare nell'identificazione e nella minimizzazione dei potenziali rischi nel trattamento dei dati.

Software e servizi di consulenza possono fornire un prezioso supporto nella protezione operativa dei dati. Semplificano la creazione e la gestione della documentazione sulla protezione dei dati. Attraverso corsi di formazione e audit regolari, gli esperti garantiscono che le aziende siano informate sugli ultimi sviluppi e che i processi vengano aggiornati regolarmente.