Explorar conformidade de proteção de dados
Orientação e Campos Estratégicos de Ação para o Sucesso Sustentável
Compreendendo a relevância
As empresas têm uma responsabilidade significativa de processar informações de identificação pessoal de forma segura e de acordo com as leis aplicáveis. Nas ações empresariais transfronteiriças, os dados são frequentemente trocados através das fronteiras nacionais. Isto aumenta a complexidade da protecção de dados, uma vez que as leis de protecção de dados relevantes de todos os países (jurisdições) envolvidos devem ser tidas em conta. A violação dos regulamentos pode resultar em sanções financeiras e ter um impacto duradouro na confiança na integridade da empresa.
Conhecendo o Marco Regulatório
Na União Europeia, o Regulamento Geral de Proteção de Dados fornece o quadro jurídico para a proteção de dados. Este regulamento aplica-se diretamente em todos os estados membros e, devido à sua aplicação extraterritorial, a todas as empresas em todo o mundo que processam informações pessoalmente identificáveis de indivíduos dos estados membros. Ele define como as informações de identificação pessoal podem ser processadas e quais direitos os titulares dos dados têm.
Em algumas áreas, o regulamento deixa margem para regulamentações nacionais complementares de proteção de dados. Portanto, todas as empresas devem cumprir tanto o Regulamento Geral de Proteção de Dados como as leis nacionais de proteção de dados dos estados membros em que operam.
As leis de proteção de dados com efeito extraterritorial também se aplicam a empresas sediadas na União Europeia que processar dados de pessoas fora da União. Isto garante a proteção dos direitos dos titulares dos dados, independentemente da localização da empresa que processa os dados.
Usando Sistemas de Informação e Comunicação
O Regulamento Geral de Proteção de Dados estabelece requisitos específicos para a documentação que as empresas devem criar e manter. A criação de documentação compatível é um dos maiores desafios na proteção de dados.
As empresas podem usar vários sistemas de documentação, incluindo em papel, eletrônico ou uma combinação de ambos. Independentemente do sistema escolhido, as empresas devem ter um sistema confiável para armazenar com segurança e acessar rapidamente as políticas de proteção de dados e documentos relacionados. Isto permite uma ação rápida em caso de violações e consultas por parte das autoridades.
Em algumas áreas, os sistemas de denúncia também são necessários para permitir que os funcionários relatem violações de proteção de dados anonimamente. Esses sistemas devem ter funções que garantam a proteção daqueles que denunciam. Isso inclui anonimato, confidencialidade e a capacidade de coletar e fornecer evidências com segurança.
Atendendo aos requisitos de conformidade
Para as empresas, a proteção de dados é um processo contínuo com desafios técnicos e organizacionais. Um componente importante é a nomeação de um responsável pela proteção de dados interno ou externo como ponto de contacto central para questões de proteção de dados na empresa. Esta pessoa apoia o cumprimento dos requisitos de proteção de dados, em particular na identificação e minimização de riscos potenciais no processamento de dados.
Software e serviços de consultoria podem fornecer um suporte valioso na proteção operacional de dados. Eles facilitam a criação e o gerenciamento de documentação de proteção de dados. Com cursos de formação e auditorias regulares, os especialistas garantem que as empresas sejam informadas sobre os últimos desenvolvimentos e que os processos sejam atualizados regularmente.
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