Tutustu tietosuojan noudattamiseen
Kestävän menestyksen suunta ja strategiset toiminta-alat
Relevanssin ymmärtäminen
Yrityksillä on merkittävä vastuu henkilötietojen käsittelystä turvallisesti ja soveltuvien lakien mukaisesti. Rajat ylittävässä liiketoiminnassa tietoja vaihdetaan usein yli kansallisten rajojen. Tämä lisää tietosuojan monimutkaisuutta, koska kaikkien asianomaisten maiden (lainkäyttöalueiden) asiaa koskevat tietosuojalait on otettava huomioon. Säännösten rikkominen voi johtaa taloudellisiin seuraamuksiin ja vaikuttaa pysyvästi luottamukseen yrityksen rehellisyyteen.
Sääntelykehyksen tunteminen
Euroopan unionissa yleinen tietosuoja-asetus tarjoaa tietosuojan oikeudellisen kehyksen. Tämä asetus koskee suoraan kaikissa jäsenvaltioissa ja sen ekstraterritoriaalisen soveltamisen vuoksi kaikkia yrityksiä maailmanlaajuisesti, jotka käsittelevät jäsenmaista tulevien henkilöiden henkilökohtaisia tunnistetietoja. Siinä määritellään, miten henkilökohtaisia tunnistetietoja voidaan käsitellä ja mihin oikeuksiin rekisteröidyillä on.
Joillakin aloilla asetus jättää tilaa kansallisille täydentäville tietosuojasäännöksille. Siksi kaikkien yritysten on noudatettava sekä yleistä tietosuoja-asetusta että niiden jäsenvaltioiden kansallisia tietosuojalakeja, joissa ne toimivat.
Tietosuojalakeja, joilla on ekstraterritoriaalinen vaikutus, sovelletaan myös Euroopan unioniin sijoittautuneisiin yrityksiin. käsitellä unionin ulkopuolisten henkilöiden tietoja. Näin varmistetaan rekisteröityjen oikeuksien suoja riippumatta siitä, missä tietoja käsittelevä yritys sijaitsee.
Tieto- ja viestintäjärjestelmien käyttö
Yleinen tietosuoja-asetus asettaa erityisiä vaatimuksia asiakirjoille, joita yritysten tulee luoda ja ylläpitää. Vaatimustenmukaisen dokumentaation luominen on yksi tietosuojan suurimmista haasteista.
Yritykset voivat käyttää dokumentointiin erilaisia järjestelmiä, mukaan lukien paperipohjainen, sähköinen tai molempien yhdistelmä. Valitusta järjestelmästä riippumatta yrityksillä on oltava luotettava järjestelmä tietosuojakäytäntöjen ja niihin liittyvien asiakirjojen turvalliseen tallentamiseen ja nopeaan käyttöön. Tämä mahdollistaa nopean toiminnan rikkomuksissa ja viranomaisten tiedusteluissa.
Joillakin alueilla vaaditaan myös ilmiantojärjestelmiä, jotta työntekijät voivat ilmoittaa tietosuojaloukkauksista nimettömästi. Tällaisissa järjestelmissä tulee olla toimintoja, jotka varmistavat raportoijien suojan. Näitä ovat nimettömyys, luottamuksellisuus ja kyky kerätä ja toimittaa todisteita turvallisesti.
Vaatimusten noudattaminen
Yrityksille tietosuoja on jatkuva prosessi, johon liittyy teknisiä ja organisatorisia haasteita. Tärkeä osa on sisäisen tai ulkoisen tietosuojavastaavan nimittäminen tietosuoja-asioiden keskusyhteyspisteeksi yrityksessä. Tämä henkilö tukee tietosuojavaatimusten täyttämistä, erityisesti tietojenkäsittelyn mahdollisten riskien tunnistamisessa ja minimoinnissa.
Ohjelmistot ja konsultointipalvelut voivat tarjota arvokasta tukea operatiivisessa tietosuojassa. Ne helpottavat tietosuojadokumentaation luomista ja hallintaa. Säännöllisillä koulutuskursseilla ja auditoinneilla asiantuntijat varmistavat, että yritykset saavat tietoa viimeisimmistä tapahtumista ja että prosessit päivitetään säännöllisesti.
Käännöksen tila: Konekäännös