Istražite usklađenost sa zaštitom podataka

Razumijevanje relevantnosti

Tvrtke imaju značajnu odgovornost za sigurnu obradu osobnih podataka iu skladu s primjenjivim zakonima. U prekograničnim poslovnim aktivnostima podaci se često razmjenjuju preko državnih granica. To povećava složenost zaštite podataka jer se moraju uzeti u obzir relevantni zakoni o zaštiti podataka svih uključenih zemalja (jurisdikcija). Kršenje propisa može rezultirati financijskim kaznama i imati dugotrajan utjecaj na povjerenje u integritet tvrtke.

Poznavanje regulatornog okvira

U Europskoj uniji Opća uredba o zaštiti podataka pruža pravni okvir za zaštitu podataka. Ova se uredba primjenjuje izravno u svim državama članicama i, zbog svoje ekstrateritorijalne primjene, na sve tvrtke širom svijeta koje obrađuju osobne podatke pojedinaca iz država članica. Njime se definira kako se podaci koji otkrivaju identitet mogu obrađivati i na koja prava subjekti podataka imaju pravo.

U nekim područjima, uredba ostavlja prostor za nacionalne, dopunske propise o zaštiti podataka. Stoga se sve tvrtke moraju pridržavati i Opće uredbe o zaštiti podataka i nacionalnih zakona o zaštiti podataka država članica u kojima posluju.

Zakoni o zaštiti podataka s izvanteritorijalnim učinkom također se primjenjuju na tvrtke sa sjedištem u Europskoj uniji koje obrađivati podatke osoba izvan Unije. Time se osigurava zaštita prava ispitanika, bez obzira na lokaciju tvrtke koja obrađuje podatke.

Korištenje informacijskih i komunikacijskih sustava

Opća uredba o zaštiti podataka postavlja posebne zahtjeve za dokumentaciju koju tvrtke moraju izraditi i održavati. Stvaranje usklađene dokumentacije jedan je od glavnih izazova u zaštiti podataka.

Tvrtke mogu koristiti različite sustave za dokumentaciju, uključujući papirnate, elektroničke ili kombinaciju oba. Bez obzira na odabrani sustav, tvrtke moraju imati pouzdan sustav za sigurnu pohranu i brz pristup politikama zaštite podataka i povezanim dokumentima. To omogućuje brzu akciju u slučaju kršenja i upita nadležnih tijela.

U nekim područjima sustavi za zviždače također su potrebni kako bi zaposlenici mogli anonimno prijaviti kršenja zaštite podataka. Takvi sustavi moraju imati funkcije koje osiguravaju zaštitu onih koji prijavljuju. To uključuje anonimnost, povjerljivost i mogućnost sigurnog prikupljanja i pružanja dokaza.

Ispunjavanje zahtjeva sukladnosti

Za tvrtke je zaštita podataka kontinuirani proces s tehničkim i organizacijskim izazovima. Važna komponenta je imenovanje internog ili eksternog službenika za zaštitu podataka kao središnje kontaktne točke za pitanja zaštite podataka u tvrtki. Ova osoba podržava ispunjavanje zahtjeva za zaštitu podataka, posebno u identificiranju i smanjenju mogućih rizika u obradi podataka.

Softver i konzultantske usluge mogu pružiti dragocjenu podršku u operativnoj zaštiti podataka. Oni olakšavaju izradu i upravljanje dokumentacijom o zaštiti podataka. Uz redovite tečajeve obuke i revizije, stručnjaci osiguravaju da su tvrtke informirane o najnovijim dostignućima i da se procesi redovito ažuriraju.