Preskúmajte súlad s ochranou údajov

Pochopenie Relevancie

Spoločnosti majú značnú zodpovednosť za bezpečné spracovanie osobných údajov v súlade s platnými zákonmi. Pri cezhraničných obchodných akciách sa údaje často vymieňajú cez štátne hranice. To zvyšuje zložitosť ochrany údajov, pretože sa musia brať do úvahy príslušné zákony o ochrane údajov všetkých zainteresovaných krajín (jurisdikcií). Porušenie predpisov môže viesť k finančným sankciám a mať trvalý vplyv na dôveru v integritu spoločnosti.

Poznanie regulačného rámca

V Európskej únii poskytuje právny rámec na ochranu údajov Všeobecné nariadenie o ochrane údajov. Toto nariadenie platí priamo vo všetkých členských štátoch a vzhľadom na jeho extrateritoriálne uplatnenie aj na všetky spoločnosti na celom svete, ktoré spracúvajú osobné údaje jednotlivcov z členských štátov. Definuje, ako sa môžu spracúvať osobné údaje a na aké práva majú dotknuté osoby nárok.

V niektorých oblastiach nariadenie ponecháva priestor pre vnútroštátne doplňujúce nariadenia o ochrane údajov. Všetky spoločnosti preto musia dodržiavať všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ako aj vnútroštátne zákony o ochrane údajov členských štátov, v ktorých pôsobia.

Zákony o ochrane údajov s extrateritoriálnym účinkom sa vzťahujú aj na spoločnosti so sídlom v Európskej únii, ktoré spracúvať údaje od osôb mimo Únie. Tým je zabezpečená ochrana práv dotknutých osôb bez ohľadu na sídlo spoločnosti, ktorá údaje spracúva.

Používanie informačných a komunikačných systémov

Všeobecné nariadenie o ochrane údajov stanovuje špecifické požiadavky na dokumentáciu, ktorú musia spoločnosti vytvárať a udržiavať. Vytváranie vyhovujúcej dokumentácie je jednou z hlavných výziev ochrany údajov.

Spoločnosti môžu na dokumentáciu využívať rôzne systémy, vrátane papierovej, elektronickej alebo kombinácie oboch. Bez ohľadu na zvolený systém musia mať spoločnosti spoľahlivý systém na bezpečné ukladanie a rýchly prístup k zásadám ochrany údajov a súvisiacim dokumentom. To umožňuje rýchlu akciu v prípade porušení a žiadostí úradov.

V niektorých oblastiach sa od systémov informátorov vyžaduje aj to, aby zamestnanci mohli anonymne nahlásiť porušenia ochrany údajov. Takéto systémy musia mať funkcie, ktoré zabezpečia ochranu týchto správ. Patrí medzi ne anonymita, dôvernosť a schopnosť bezpečne zhromažďovať a poskytovať dôkazy.

Splnenie požiadaviek na súlad

Pre spoločnosti predstavuje ochrana údajov nepretržitý proces s technickými a organizačnými výzvami. Dôležitou súčasťou je vymenovanie interného alebo externého úradníka pre ochranu údajov ako centrálneho kontaktného bodu pre otázky ochrany údajov v spoločnosti. Táto osoba podporuje plnenie požiadaviek na ochranu údajov, najmä pri identifikácii a minimalizácii potenciálnych rizík pri spracúvaní údajov.

Softvérové a poradenské služby môžu poskytnúť cennú podporu pri prevádzkovej ochrane údajov. Uľahčujú vytváranie a správu dokumentácie o ochrane údajov. Pravidelnými školeniami a auditmi odborníci zabezpečujú, aby boli spoločnosti informované o najnovšom vývoji a aby sa procesy pravidelne aktualizovali.