Raziščite skladnost z varstvom podatkov

Razumevanje ustreznosti

Podjetja imajo veliko odgovornost za varno obdelavo podatkov, ki omogočajo osebno prepoznavo, in v skladu z veljavno zakonodajo. Pri čezmejnih poslovnih dejanjih se podatki pogosto izmenjujejo prek državnih meja. To povečuje kompleksnost varstva podatkov, saj je treba upoštevati ustrezne zakone o varstvu podatkov vseh vključenih držav (jurisdikcij). Kršitev predpisov lahko povzroči denarne kazni in trajno vpliva na zaupanje v integriteto podjetja.

Poznavanje regulativnega okvira

V Evropski uniji Splošna uredba o varstvu podatkov zagotavlja pravni okvir za varstvo podatkov. Ta uredba velja neposredno v vseh državah članicah in zaradi svoje ekstrateritorialne uporabe za vsa podjetja po vsem svetu, ki obdelujejo osebne podatke posameznikov iz držav članic. Določa, kako se lahko obdelujejo podatki, ki omogočajo osebno identifikacijo, in do kakšnih pravic so upravičeni posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

Na nekaterih področjih uredba pušča možnost za nacionalne dopolnilne predpise o varstvu podatkov. Zato morajo vsa podjetja spoštovati Splošno uredbo o varstvu podatkov in nacionalne zakone o varstvu podatkov držav članic, v katerih poslujejo.

Zakoni o varstvu podatkov z ekstrateritorialnim učinkom veljajo tudi za podjetja s sedežem v Evropski uniji, ki obdelujejo podatke oseb zunaj Unije. S tem je zagotovljena zaščita pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ne glede na lokacijo podjetja, ki obdeluje podatke.

Uporaba informacijskih in komunikacijskih sistemov

Splošna uredba o varstvu podatkov določa posebne zahteve za dokumentacijo, ki jo morajo podjetja ustvariti in vzdrževati. Ustvarjanje skladne dokumentacije je eden večjih izzivov pri varstvu podatkov.

Podjetja lahko uporabljajo različne sisteme za dokumentiranje, vključno s papirnatimi, elektronskimi ali kombinacijo obeh. Ne glede na izbrani sistem morajo imeti podjetja zanesljiv sistem za varno shranjevanje in hiter dostop do politik varstva podatkov in povezanih dokumentov. To omogoča hitro ukrepanje v primeru kršitev in poizvedb organov.

Na nekaterih območjih so potrebni tudi sistemi za prijavo nepravilnosti, ki zaposlenim omogočajo anonimno prijavo kršitev varstva podatkov. Takšni sistemi morajo imeti funkcije, ki zagotavljajo zaščito tistih, ki poročajo. Ti vključujejo anonimnost, zaupnost in možnost varnega zbiranja in zagotavljanja dokazov.

Izpolnjevanje zahtev skladnosti

Za podjetja je varstvo podatkov stalen proces s tehničnimi in organizacijskimi izzivi. Pomembna komponenta je imenovanje notranje ali zunanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov kot osrednje kontaktne točke za vprašanja varstva podatkov v podjetju. Ta oseba podpira izpolnjevanje zahtev glede varstva podatkov, zlasti pri prepoznavanju in zmanjševanju možnih tveganj pri obdelavi podatkov.

Programska oprema in svetovalne storitve lahko nudijo dragoceno podporo pri operativnem varstvu podatkov. Omogočajo lažje ustvarjanje in upravljanje dokumentacije o varstvu podatkov. Z rednimi izobraževanji in presojami strokovnjaki zagotavljajo, da so podjetja obveščena o novostih in da se procesi redno posodabljajo.